廃棄する作業負荷は極めて大きいものである。文書管理システムに登録、保存されている文書の場合には、保存年限がきた時点でワーニングが発せられ、廃棄処分自体がキーボード操作で容易に完了してしまう。そのために、不注意で廃棄してしまうことのないような手立てをとることによって、逆に、廃棄処理が適切に実行できることになる。

また、ディスクからは、削除する際に、オフラインの媒体にコピーをすることによって、復元が可能なような措置を施すことも容易であるというメリットがある。最近のリムーバルなディスクやCD−ROMでは、1枚で数百MBの記憶容量があり、廃棄処分等の後の文書の保存に有効なメディアになっている。

（3）情報公開の方法・開示形態等の多様化

従来の情報公開の考え方は、情報の開示を請求する者が行政機関に赴き、開示された情報を閲覧し、必要に応じて複写を依頼して情報を入手するというものである。上記のような情報管理システムによって、情報公開に対応しようとしても結果的には伝統的な方法で開示されることになりかねないのである。最近の情報技術、ネットワークを活用した情報公開について以下のような事項を検討し、推進する必要がある。

?@　情報公開手続の電子化

情報公開を求める者にとって、欲しい情報がどのような名称の文書として作成され、保有されているかはかならずしも明確ではない。情報公開の手続の出発点である、文書の存在の有無の確認するために開示請求者にとって便利な方法を用意することが望まれる。存否が明確でない文書の閲覧をするために、遠方から行政機関へ赴き、大部の簿冊から目指す文書を探すのは、国民の利便を考慮した情報公開とは程遠いものであり、行政側にとっても不要な労力を課すこととなる。これでは、折角の新しい情報公開制度の適切な運用とならないといわざるを得ない。

各省庁において、不開示事項には該当しないことが明らかな情報のタイトル、内容等に関して、予めホームページ等で明らかにしておくことも1つの方法である。また、閲覧簿の代わりにインデックス情報や所在案内情報を広く提供することも考慮されてよい。また、開示請求から情報の複写入手や不開示への不服等の手続を、行政機関に赴かずにネットワーク等の電子的方法でできるような配慮も求められる。

?A　電子媒体による開示

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